Atbilde:
Cilvēklasāms formāts ir elektronisks datu attēlošanas veids, ko fiziskā persona var izmantot kā informāciju bez jebkādas papildu apstrādes.
Tas jāievēro, ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot datorprogrammu, jo jānodrošina, ka grāmatvedības dokumentus datora ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un ir iespēju veidot šo dokumentu izdrukas.
(Grāmatvedības likuma 6. panta piektā un sestā daļa)
Atbilde:
Ja grāmatvedība tiek kārtota elektroniski, jānodrošina visas grāmatvedības informācijas saglabāšanu uzņēmuma arhīvā informācijas nesējos vai sistemātiski jākārto un uzņēmuma arhīvā jāuzglabā attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru izdrukas, ievērojot vispārējos grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņus. Glabāšanas laiks ir:
• gada pārskatiem — līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai;
• inventarizācijas sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem — 10 gadi;
• attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu, samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u. tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem:
- kuru datums ir agrāks par 1999. gada 1. janvāri, — 75 gadi;
- kuru datums ir 1999. gada 1. janvāris vai vēlāks, ja tie ietver informāciju par darbiniekiem aprēķināto:
a) darba samaksu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku u. tml. ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi,
b) samaksu par piešķirtā atvaļinājuma laiku un neizmantotā ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma atlīdzināšanu ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem, — 10 gadi no dienas, kad izbeigtas darba tiesiskās attiecības ar uzņēmumu;
• pārējiem attaisnojuma dokumentiem — vismaz 5 gadi.
(Grāmatvedības likuma 28. pants)
Atbilde:
Grāmatvedības reģistru kārtošanai lieto tikai tādu grāmatvedības datorprogrammu, kuras izmantošanas tiesības saskaņā ar Autortiesību likumu apliecina attiecīga licence vai licences līgums vai uzņēmumam nodotas mantiskās tiesības, ja datorprogrammu izstrādājis tā darbinieks vai pieaicināts speciālists.
Turklāt uzņēmuma vadītājam ir iespēja patstāvīgi izvēlēties grāmatvedības datorprogrammu, ņemot vērā konkrētā uzņēmuma darbībai vēlamās vai nepieciešamās funkcionālās, tehniskās un datu drošības prasības, izņemot gadījumus, ja konkrētas datorprogrammas lietošanu vai izvirzāmās prasības reglamentē konkrēts normatīvais akts.
(Grāmatvedības likuma 32. panta 3. punkts, Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr.877 „Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 56. punkts)
Atbilde:
Ja grāmatvedības reģistrus kārto tikai elektroniski, grāmatvedības datorprogrammai (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūrai) jābūt tādai, lai nodrošinātu:
- ierakstu reģistra (system log) informācijas saglabāšanu par katru iegrāmatojumu vai iegrāmatojuma labojumu, tā veidu, datumu un laiku, sistēmas ieraksta numuru, kā arī iegrāmatojuma veicēju;
- grāmatvedības (grāmatvedības informācijas datorsistēmu) datu ierakstīšanu formātos MS Excel, dBase/FoxPro, Text Report files, Flat files vai ODBC data sources normatīvajos aktos paredzētās revīzijas (audita) vai pārbaudes veikšanai – lai būtu iespējams pēc dažādiem kritērijiem atlasīt ierakstus un iegrāmatojumus, izsekot saimnieciskajiem darījumiem un pārliecināties par grāmatvedības sniegtās informācijas patiesumu;
- iespēju elektroniski sagatavotos attaisnojuma dokumentus un grāmatvedības reģistrus atlasīt ilgstošai vai pastāvīgai glabāšanai, ierakstīt attiecīgajos informācijas nesējos un uzglabāt Elektronisko dokumentu likumā un citos normatīvajos aktos paredzētajos elektronisko dokumentu glabāšanas noteikumos noteiktajā kārtībā, saglabājot to satura autentiskumu un salasāmību likumā "Par grāmatvedību" noteiktajā glabāšanas laikā;
- elektroniski sagatavota attaisnojuma dokumenta vai grāmatvedības reģistra datu attēlu un izdruku;
- elektroniski sagatavoto attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru rezerves kopēšanu.
(Ministru kabineta 2003.gada 21.oktobra noteikumu Nr.585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 36.punkts).
Atbilde:
Personai, kas veic sabiedrībā normatīvajos aktos paredzēto revīziju (auditu) vai pārbaudi, ir tiesības iepazīties ar:
- uzņēmuma rīcībā esošo izmantojamās grāmatvedības datorprogrammas lietošanas instrukciju ;
- informāciju par kodiem;
- saīsinājumiem, apzīmējumiem vai citām zīmēm, kuras izmanto grāmatvedības datorprogrammā grāmatvedības reģistru kārtošanai.
(Ministru kabineta 2021. gada 21. decembra noteikumu Nr.877 „Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 59. punkts)