Saskaņā ar likuma “Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā” 20.panta piekto daļu publiskas personas institūcijas vadītājam vai viņa pilnvarotai personai ir pienākums nodrošināt, lai tiktu sastādīti un 15 dienu laikā elektroniskā veidā VID iesniegti to personu saraksti, kuras valsts vai pašvaldības institūcijā ieņem valsts amatpersonas amatu.
Publiskas personas institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarotā persona, pirmoreiz iesniedzot valsts amatpersonu sarakstu elektroniskā veidā, tajā norāda visas minētajā institūcijā strādājošās valsts amatpersonas, kuras par tādām uzskatāmas saskaņā ar likumu “Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā”.
Turpmāk institūcijas vadītājs 15 dienu laikā iesniedz grozījumus valsts amatpersonu sarakstā.
Saskaņā ar Ministru kabineta 2002.gada 22.oktobra noteikumu Nr.478 “Kārtība, kādā aizpildāmas, iesniedzamas, reģistrējamas un glabājamas valsts amatpersonu deklarācijas un aizpildāmi un iesniedzami valsts amatpersonu saraksti” 19. punktu valsts amatpersonu saraksta grozījumi ir:
- amatpersonas amata maiņa;
- datums, kad persona stājusies valsts amatpersonas amatā;
- datums, kad persona beigusi pildīt valsts amatpersonas amata pienākumus;
- atzīme par valsts civildienesta ierēdņa statusa esību vai neesību;
- atzīme par valsts amatpersonas pienākumu pildīšanu uz laiku (aizvietošanu).
Atzīmi par valsts amatpersonas aizvietošanu izdara tikai attiecībā uz tām personām, kuras pirms valsts amatpersonas aizvietošanas neieņem valsts amatpersonas amatu.
Ja persona vienā institūcijā ieņem divus vai vairākus valsts amatpersonas amatus, tad grozījumus valsts amatpersonu sarakstā ir jāsniedz par visiem personas ieņemtajiem valsts amatpersonas amatiem.
Attiecībā uz likuma “Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā” 4.panta trešajā daļā minētajām valsts amatpersonām šo amatpersonu sarakstu un tajos izdarīto grozījumu iesniegšanu nodrošina tās publiskas personas institūcijas vadītājs, kura deleģējusi attiecīgās funkcijas, piešķīrusi finanšu līdzekļus, nodevusi mantu vai atbild par deleģēto funkciju izpildi vai finanšu līdzekļu izlietojumu.
Valsts amatpersonu sarakstu un to grozījumu iesniegšanas un aizpildīšanas kārtība ir noteikta Ministru kabineta 2002.gada 22.oktobra noteikumu Nr.478 “Kārtība, kādā aizpildāmas, iesniedzamas, reģistrējamas un glabājamas valsts amatpersonu deklarācijas un aizpildāmi un iesniedzami valsts amatpersonu saraksti” 19.punktā un minēto noteikumu 2.pielikumā.
Informāciju par valsts amatpersonu sarakstu aizpildīšanas un iesniegšanas kārtību skatīt sadaļā “Informatīvie un metodiskie materiāli”.