Publiskas personas institūcijas vadītājam ir pienākums nodrošināt, lai tiktu sastādīti un 15 dienu laikā VID, izmantojot elektroniskās deklarēšanas sistēmu (EDS), iesniegti to personu saraksti, kuras valsts vai pašvaldības institūcijā stājušās valsts amatpersonas amatā vai beigušas pildīt valsts amatpersonas amatu.
Publiskas personas institūcijas vadītājs, pirmoreiz iesniedzot valsts amatpersonu sarakstu elektroniskā veidā, tajā norāda visas minētajā institūcijā strādājošās valsts amatpersonas, kuras par tādām uzskatāmas saskaņā ar likumu “Par interešu konflikta novēršanu valsts amatpersonu darbībā”.
Atzīmi par valsts amatpersonas aizvietošanu izdara tikai attiecībā uz tām personām, kuras pirms valsts amatpersonas aizvietošanas neieņem valsts amatpersonas amatu.
Ja persona vienā institūcijā ieņem divus vai vairākus valsts amatpersonas amatus, tad grozījumi valsts amatpersonu sarakstā ir jāiesniedz par visiem personas ieņemtajiem valsts amatpersonas amatiem.
Valsts amatpersonu saraksta grozījumi ir:
- amatpersonas amata maiņa
- datums, kad persona stājusies valsts amatpersonas amatā
- datums, kad persona beigusi pildīt valsts amatpersonas amata pienākumus
- atzīme par valsts civildienesta ierēdņa statusa esību vai neesību
- atzīme par valsts amatpersonas pienākumu pildīšanu uz laiku (aizvietošanu)
Institūcijām nav jāiesniedz valsts amatpersonu saraksta grozījumi:
- ja valsts amatpersona, kura netiek pārcelta citā amatā, uz laiku aizvieto citu valsts amatpersonu (piemēram, atvaļinājuma, darbnespējas laikā utt.)
- ja persona tajā pašā institūcijā vienlaikus ieņem divus vai vairākus valsts amatpersonas amatus, valsts amatpersonu saraksta grozījumi ir iesniedzami tikai par vienu no šiem amatiem.
Institūcijām ir jāiesniedz valsts amatpersonu saraksta grozījumi:
- ja valsts amatpersona (kura nav iecelta/apstiprināta amatā kā iestādes vadītājs) pilda iestādes vadītāja pienākumus, ja iestādes vadītājs ir prombūtnē (piemēram, darbnespējas laikā, atbrīvots, atlaists vai atstādināts no amata)
- ja persona ir iecelta par valsts amatpersonu (piemēram, iepirkumu komisijas locekli) divās vai vairākās institūcijās, tad katrai no šīm institūcijām ir pienākums iesniegt valsts amatpersonu saraksta grozījumus par šo personu.
Informatīvais materiāls par valsts amatpersonu saraksta un to grozījumu aizpildīšanas un iesniegšanas kārtību