Deklarācijās vai paziņojumos atbilstošos datus iekļauj, pamatojoties uz dokumentos norādīto un faktisko informāciju par personām, precēm, pārvadājumu u.c. Tiesību akti nosaka, ka, kārtojot muitas formalitātes, deklarētāja rīcībā jābūt pavaddokumentiem (turpmāk – dokumenti), kas vajadzīgi, lai varētu piemērot noteikumus, ar kuriem reglamentē muitas procedūru, kam preces tiek deklarētas, un tiem jābūt pieejamiem muitas dienestiem muitas deklarācijas iesniegšanas brīdī.
Elektroniskās muitas datu apstrādes sistēmas (EMDAS) funkcionalitātes nodrošina dokumentu pievienošu deklarācijām un paziņojumiem elektroniskā veidā.
Dokumenti, kas noformēti EMDAS, TRACES; PoUS, EMCS un ir elektroniski pieejami norādītajās sistēmās attiecīgās muitas iestādes amatpersonai, ir jāuzrāda, bet elektroniski deklarācijai nav jāpievieno (proti, deklarācijā norāda muitas dokumenta MRN vai atbilstošā dokumenta numuru), izņemot, ja attiecīgā sistēma nedarbojas.
Specifiskās prasības konkrētajam preču veidam un pārvietošanas virzienam var identificēt, veicot pārbaudi Integrētā tarifa vadības sistēmā (ITVS). Ar tām var iepazīties, aizpildot muitas deklarāciju, kad ir redzami informatīvie paziņojumi EMDAS, kas kalpo par atbalstu un informācijas avotu par papildus iesniedzamiem dokumentiem.
Muitas iestāde, kas atbild par vietu, kurā muitai uzrāda preces un tiek kārtotas muitas formalitātes, ir tiesīga pieprasīt nepieciešamo informāciju, norādot atbilstošu pamatojumu, un var veikt jebkuras muitas kontroles, ko uzskata par vajadzīgām.
Iesniedzot muitas deklarāciju, pagaidu uzglabāšanas deklarāciju, ievešanas kopsavilkuma deklarāciju, izvešanas kopsavilkuma deklarāciju, reeksporta deklarāciju vai reeksporta paziņojumu, vai pieteikumu atļaujas vai jebkura cita lēmuma saņemšanai, persona kļūst atbildīga par visu turpmāk norādīto:
- deklarācijā, paziņojumā vai pieteikumā sniegtās informācijas pareizību un pilnīgumu;
- visu to dokumentu īstumu, pareizību un spēkā esamību, kas pamato deklarāciju, paziņojumu vai pieteikumu;
- attiecīgā gadījumā – par visu pienākumu izpildi saistībā ar attiecīgās muitas procedūras piemērošanu konkrētajām precēm vai ar atļauto darbību veikšanu.
Dokumenti, kas nepieciešami muitas deklarācijas vai reeksporta deklarācijas aizpildīšanai un ko elektroniski var pievienot muitas deklarācijai, reeksporta vai pagaidu uzglabāšanas deklarācijai, var būt, piemēram, šādi:
- dokumenti preču (veids, daudzums), preču muitas vērtības norādīšanai un darījuma pušu identificēšanai –
- preču rēķins (invoice u.c.),
- informācija par veikto pasūtījumu (attēls no interneta vietnes),
- dāvinājuma fakta apstiprinājums (telefona, elektroniskā pasta sarakstes),
- pārvadājuma dokuments/līgums (starptautiskā preču-transporta pavadzīme CMR, dzelzceļa pārvadājumu pavadzīme – SMGS/CIM, jūras transporta preču dokuments, gaisa kravas pavadzīme – AWB, pasta pavadzīme – CN, deklarācija u.c.),
- iepakojumu lapa,
- specifikācijas, kvalitāti un sastāvu apliecinošie dokumenti, ražošanas procesa apraksts/tehnoloģiskā procesa shēma, preces attēli, preces atbilstības deklarācija, datu drošības lapa, informācija par preces izmantošanu,
- paziņotās institūcijas izsniegts sertifikāts preces atbilstības normatīvo aktu prasībām apliecināšanai,
- transporta pavaddokuments, ar kuru preces sākotnēji ir ievestas Savienības muitas teritorijā (piemēram, kārtojot muitas formalitātes, ārpussavienības preces tiek uzglabātas ES terminālī),
- trešajā valstī noformētas eksporta/importa deklarācijas kopija, dokuments, kas apliecina preču eksportu vai importu;
- dokumenti muitas maksājumu piemērošanai un nodrošināšanai –
- dokumenti muitas maksājumu atvieglojumu un atbrīvojumu piemērošanai (piemēram, rēķins ar apliecinājumu, saistību rēķins, informācija par preces ražotāju, izmantošanu u.c.),
- galvojums/drošības naudas iemaksu apliecinošs dokuments, iesniegums par galvojuma (drošības naudas) atmaksu,
- piegādes izmaksu apmēru apliecinoši dokumenti (transportēšanas izmaksu rēķins, degvielas iegādes čeki),
- rēķins par komisijas, starpniecības, montāžas un citiem pakalpojumiem,
- preferenciālo izcelsmi apliecinošie dokumenti (izcelsmes sertifikāti EUR.1, paziņojumi par izcelsmi),
- darījumu apliecinošs dokuments (piemēram, pirkšanas pārdošanas līgums, maksājuma uzdevums par veikto pārskaitījumu pārdevējam, dokumenti par naudas plūsmu, preces pasūtījuma dokumenti, preču katalogs, dokumenti par pēdējo pārdošanu pirms ES robežas u.c.);
- dokumenti, kas apliecina ES tirdzniecības, drošības un drošuma, vides aizsardzības u.c. politikas pasākumu ievērošanu –
tiesību aktos noteiktās atļaujas, licences, sertifikāti vai citi dokumenti atbilstoši noteiktajiem ierobežojumiem (skatīt ITVS pēc konkrēta preču kombinētās nomenklatūras koda), tostarp:
- stratēģiskas nozīmes preču eksporta, tranzīta licences (atkarībā no izsniegšanas veida),
- militāro preču importam – importa licence,
- drošības datu lapa (ķīmiskajām vielām),
- radioloģiskās pārbaudes dokuments vai apliecinājuma dokuments (radionuklīda cēziju 137 saturošas koksnes laišanai brīvā apgrozībā)[8],
- izvešanas vai ievešanas atļauja precēm, ko varētu izmantot spīdzināšanai vai citādai nežēlīgai, necilvēcīgai vai pazemojošai rīcībai vai sodīšanai[9],
- Valsts policijas atļauja[10] (ieročiem, to sastāvdaļām, munīcijai),
- Gala lietotāja sertifikāts jeb EUC (End-user certificate) – dokuments, ar kuru pircējs apstiprina konkrētu preču paredzēto galalietojumu un galalietotāju,
- ES atbilstības deklarācija (sagatavo preces ražotājs),
- CITES atļauja/sertifikāts (atkarībā no plānotā darījuma būtības),
- Zāļu valsts aģentūras atļauja (licence) zāļu importam/eksportam,
- Apvienoto Nāciju Organizācijas Ekonomikas un sociālās padomes Narkotiku komisijas prasībām atbilstoša atļauja importam/eksportam/tranzītam (importa, eksporta vai tranzīta atļauju narkotisko un psihotropo vielu pārvietošanai izdod Zāļu valsts aģentūra),
- Narkotisko vielu prekursoru importa/eksporta atļauja,
- Aktīvo vielu ražotāju, importētāju vai izplatītāju reģistrācijas apliecība[11],
- Stratēģiskas nozīmes preču kontroles komitejas atzinums par to, ka uz precēm nav attiecināma stratēģisko preču nozīme (e-pasta veidā),
- dokumenti, kas pierāda importēto dzelzs un tērauda izstrādājumu ražošanā izmantoto izejmateriālu izcelsmi (t.sk. Mill test certificate (MTC) vai ražotāja paziņojums)[12],
- Nozvejas sertifikāts vai reeksporta sertifikāts[13],
- atkritumu pārvietošanas dokuments (VII pielikums[14]) vai pārvietošanas dokuments un paziņošanas dokuments (IA un IB pielikums[15]),
- mākslas preču un antikvāro priekšmetu eksporta/importa atļauja un saistītie dokumenti,
- importējot Eiropas Savienībā vīnu, vīnogu sulu un vīnogu misu – VI-1 dokuments vai VI-2 dokumenta izraksts, t.sk. jāveic muitas atzīmes papīra dokumentā,
- Eiropas Savienības mēslošanas līdzekļiem ar CE zīmi – ražotāja sagatavota ES atbilstības deklarācija vai Mēslošanas līdzekļa reģistrācijas apliecība/ Valsts augu aizsardzības dienesta atļauja,
- FLEGT kokmateriālu importa licence[16],
- citi[17];
- dokumenti, kuros norādīts preču izmantošanas mērķis vai nepieciešamo darbību izpilde –
- dokumenti, kas attiecas uz konkrētu muitas procedūru, pagaidu uzglabāšanu vai reeksportu (dokumenti, kas apliecina darbību izpildi[18] vai norāda plānotās darbības, tehnoloģisko procesu (pārstrāde)),
- dokumenti, kas attiecas uz konkrētu vai specifisku situāciju (pārvietojot personīgo mantu, humāno palīdzību vai diplomātiskās preces),
- uzturēšanās atļauja (pārceļoties uz dzīvi ES),
- informācija par dzīvesvietu (īres līgums)/iepriekšējo vai pašreizējo darba vietu (Darba līgums) un citi dokumenti, kas apliecina, ka persona nolēmusi iedibināt (vai iedibinājusi) dzīvesvietu Latvijā;
- citi dokumenti –
- informatīvie dokumenti, skaidrojumi, ko sagatavojis deklarētājs vai preču piegādes ķēdes dalībnieks (papildu informācija, kas netika norādīta komerciālajos vai pārvadājuma dokumentos, bet jānorāda deklarācijā vai sniedz situācijas skaidrojumus),
- transportlīdzekļa reģistrācijas apliecība,
- pilnvarojums, ja muitas formalitātes kārto un muitas deklarāciju iesniedz personas iecelts pārstāvis muitā.
- Ja tiek pieteikta muitas procedūra precēm saskaņā ar ES Kombinētās nomenklatūras preču kodiem, kas iekļauti pret Krieviju un Baltkrieviju noteikto sankciju regulu pielikumos – sankcijām pakļauto preču sarakstos, papildus no 1. līdz 5. punktam norādītajiem dokumentiem jāpievieno:
6.1. eksportam, tranzītam (izvešanai) uz trešajām valstīm, izņemot uz Regulas Nr. 833/2014 VIII pielikumā un Regulas Nr. 765/2006 Vba pielikumā uzskaitītajām partnervalstīm, ja preces ir iekļautas Regulas Nr. 833/2014 XL, XI, XX, XXXV pielikumā un Regulas Nr. 765/2006 XVI, XVII, XXVIII un XXX pielikumā, –
- līgums par noslēgto darījumu starp nosūtītāju un saņēmēju, kur līgumā jāietver punkts, ka tiek aizliegts reeksports uz Krieviju/Baltkrieviju un reeksports izmantošanai Krievijā/Baltkrievijā, kā arī jābūt norādītam tiesības aizsardzības līdzeklim par līguma neizpildīšanu;
6.2. eksportam, tranzītam (izvešanai) uz trešajām valstīm caur Krievijas un Baltkrievijas teritorijām –
- līgumi starp darījumā iesaistītajām pusēm (pārpārdošanas gadījumā),
- rēķini, bankas maksājumu un bankas konta izdrukas par veiktajiem maksājumiem (par konkrēto darījumu vai iepriekš izpildītu līdzīgu darījumu),
- zināmā vai rīcībā esošā informācija par transportlīdzekļiem, ar kuriem preces tiks nogādātas līdz galamērķim,
- līgums par preču nogādāšanu līdz galamērķim,
- ceļa izdevumus apliecinoši dokumenti; ja līgumā noteikta pēcapmaksa, informācija par identiskiem, līdzīgiem darījumiem,
- preču ražotāja izsniegtais dokuments (piemēram, informatīvā vēstule), kas apliecina, ka ražotājs ir informēts par preces pārdevēju, pircēju un darījums nerada bažas par iespējamu starptautisko sankciju apiešanu (t.sk. piekrīt preču eksportam uz saņēmējvalsti),
- aizliegumu izņēmumu piemērošanas gadījumos – dalībvalsts kompetentās iestādes atļauja,
- aizliegumu izņēmumu piemērošanas gadījumos, kad nav nepieciešama dalībvalsts kompetentās iestādes atļauja, bet ir paredzēta paziņošana dalībvalsts kompetentajai iestādei par eksportu, jāiesniedz pamatots skaidrojums un izņēmuma piemērošanas iemesls, kā arī apliecinājums, ka komersants ir paziņojis vai ziņos dalībvalsts kompetentajai iestādei (Latvijā – Finanšu izlūkošanas dienestam),
- informācija par gala lietotāju un preču izmantošanas mērķi, un apliecinājums, ka netiks pārkāpts sankciju režīms;
6.3. eksportam, tranzītam (izvešanai) uz Krieviju un Baltkrieviju –
- preču ražotāja izsniegtais dokuments (piemēram, informatīvā vēstule), kas apliecina, ka ražotājs ir informēts par preču eksportu uz Krieviju vai Baltkrieviju, preces pārdevēju un pircēju un darījums nerada bažas par iespējamu starptautisko sankciju apiešanu,
- aizliegumu izņēmumu piemērošanas gadījumos – dalībvalsts kompetentās iestādes atļauja,
- aizliegumu izņēmumu piemērošanas gadījumos, kad nav nepieciešama dalībvalstu kompetentās iestādes atļauja, bet ir paredzēta paziņošana dalībvalstu kompetentajai iestādei par eksportu, jāiesniedz pamatots skaidrojums un izņēmuma piemērošanas iemesls, kā arī apliecinājums, ka komersants ir paziņojis vai ziņos dalībvalsts kompetentajai iestādei (Latvijā – Finanšu izlūkošanas dienestam).
Papildu dokumenti, kas attiecas uz konkrētu preču muitošanu, norādīti TARIC datu bāzē (piemēram, atļaujas, licences, sertifikāti u.c.) pie attiecīgā preču koda un tā apraksta.
